Müüdid ja faktid: kuidas hoida kirjatarbed korras ja töökindlad

Poes kuulen tihti müüti, et organiseerimine on puhas esteetika ja tegelik kasu on väike. Fakt on see, et selge süsteem vähendab kaduma minekut, dubleeritud oste ja riknenud tarvikuid. Risk tekib siis, kui luuakse liiga keeruline lahendus, mida keegi ei viitsi kasutada.

Müüt: kõik markerid sobivad igale paberile ja üks komplekt katab kõik vajadused. Fakt: alkoholipõhised markerid võivad õhukesel paberil läbi imada ja värv võib laiali valguda, veepõhised on sageli leebemad, kuid vajavad õiget pinda. Kasu tekib, kui hoiate markerid tüübi ja kasutuskoha järgi eraldi ning testite uuel paberil alati väikest nurka.

Müüt: paberiformaadid on ainult printimise küsimus, muidu pole vahet. Fakt: A4 sobib igapäevaseks dokumentatsiooniks, A5 on mugav kaasas kanda ja A3 on parem skeemide ning suuremate visandite jaoks. Risk on hoida kõik formaadid läbisegi, sest siis kortsuvad lehed ja valed mõõdud jõuavad kliendikirjade või arhiivi vahele.

Müüt: pliiatsid ja pastakad on odav kuluartikkel ning hooldus ei tasu ära. Fakt: õiged hoiutingimused ja lihtsad harjumused pikendavad kasutusiga ning vähendavad tõrkeid, eriti kui kasutate geelpastakaid, tindipliiatseid või täitesüsteeme. Risk on jätta kirjutusvahendid päikese kätte, lahtise korgiga või tolmusesse sahtlisse, mis kuivab südamiku ja määrib korpust.

Müüt: joonistusplokk on lihtsalt paberikogum ja sobib igale tehnikale. Fakt: ploki grammi- ja pinnastruktuur mõjutavad, kas tint sulgub, pliiats kiudude vahele kaob või marker jätab triibud. Kasu on valida eraldi visandiplokk ideede kiireks püüdmise ja teine plokk puhasteks töödeks, sest see hoiab ka materjalikulu kontrolli all.

Müüt: ümbrikud ja postitarbed võib hoida ühes kastis, sest neid kasutatakse harva. Fakt: mõõtude (nt C6, DL, C4) ja kleepriba tüübi järgi sortimine kiirendab saatmist ning vähendab valesti pakendamist. Risk on kasutada liiga väikest või õhukest ümbrikku, mis võib dokumente nurkade pealt kahjustada või muuta saadetise ebaprofessionaalseks.

Müüt: kontoritarvete organiseerimine tähendab rohkelt karpe ja silte. Fakt: toimiv süsteem algab kasutusloogikast: igapäevased vahendid käeulatusse, varu ühte selgesse kohta ning harvemad tarbed eraldi riiulile. Risk on ületäita töölauasahtel, sest siis kaovad väiksed esemed ja tekib kiusatus “igaks juhuks” uuesti osta.

Müüt: kõik paberid käituvad sarnaselt ja käsitöö- või joonistuspaber on lihtsalt paksem variant. Fakt: akvarellipaber, kartong, kraft ja sile joonistuspaber on erineva imavuse ja tugevusega ning sobivad eri liimide, markerite ja lõiketehnikatega. Kasu on hoida need eraldi, et vältida servade rullumist ja pindade kriimustumist, mis rikub hilisema töö.

Müüt: kleepmärkmepaberid on ainult kiireks meeldetuletuseks, kvaliteedil pole tähtsust. Fakt: liimi koostis ja paberi tihedus määravad, kas märge püsib, kas see jätab jälje ja kas tint läbi kumab. Risk on kleepida neid tolmusele pinnale või kasutada liiga püsivat liimi õrnadel kaantel, mis võib pinda rikkuda eemaldamisel.